Ведение и аудит кадрового делопроизводства

Ведение кадрового делопроизводства, даже в небольших организациях, является достаточно трудоемкой задачей. С работниками постоянно заключаются, изменяются и прекращаются трудовые договоры, издаются и переписываются локальные нормативные акты (внутренние документы компании) в сфере труда, принимается большое количество разнообразных приказов. Отдельный вопрос – соблюдение требований охраны труда: правильно ли проводятся инструктажи и организовано обучение работников, соблюдены ли нормативы по выдаче средств индивидуальной защиты (СИЗ), сможет ли проверяющий придраться к документам о проведении специальной оценки условий труда?

Во всем этом очень легко запутаться. Наш опыт показывает, что при проверке кадровых документов в любой организации выявляются ошибки, за которые на руководителя и саму компанию могут быть наложены значительные штрафы. К примеру, иногда мы находим в делах компании несколько локальных актов, принятых в разное время разными директорами и регулирующих одни и те же вопросы по-разному, а нам не всегда могут ответить какие из этих документов применяются сейчас.

Некоторые компании, занимающиеся кадровым аудитом, в целях демонстрации клиенту своей «работы» умышленно увеличивают объем заключения по итогу аудита, пишут в нем про те аспекты делопроизводства, в которых у клиента нет проблем и ошибок.

Ни нам, ни нашим клиентам подобного не требуется. Мы не расписываем на сотни страниц в чем клиент прав, даем анализ лишь критичных для компании ошибок, а также приводим конкретные инструкции по их устранению. Также мы не скрываем от клиента, что и как мы проверяем, на каком этапе работа в настоящий момент.

Многие клиенты задаются вопросом, что можно проверить в ходе кадрового аудита.

Кадровый аудит может включать в себя:

— анализ заключенных трудовых договоров (гражданско-правовых договоров с персоналом, на предмет наличия оснований для признания их трудовыми договорами);

— анализ локальных нормативных актов организации в сфере труда (в том числе и локальных актов, которыми регулируются вопросы оплаты труда);

— проверку порядка ведения и хранения трудовых книжек работников организации;

— проверку правильности установления графиков сменности и ведения табелей учета рабочего времени;

— проверку текущих кадровых документов (приказы о приеме на работу, об увольнении, о переводе, личные дела сотрудников, включая личные карточки Т-2, журналы учета внутренних документов и т. п.);

— проверку соблюдения требований охраны труда. В том числе проверку Отчета о проведении СОУТ, других документов о проведении СОУТ, документов о проведении инструктажей по охране труда, об обучении в области охране труда. Проверку правильности выдачи работникам СИЗ. Проверку различных локальных актов в области охраны труда (Положения о системе управления охраной труда, инструкций по охране труда и т. п.).

Если нашим клиентам нужно проверить лишь часть документов из приведенного перечня, к примеру, только локальные акты компании по оплате труда, то мы не будем навязывать проведение полного кадрового аудита и соразмерно снизим цену работы. Однако мы можем дать рекомендации о дополнительной проверке каких-либо кадровых документов, если у нас будут подозрения, что там содержатся серьезные ошибки.

Текущие документы, табели учета рабочего времени, приказы и т. п. мы обычно проверяем за последние 12-ть месяцев, если у Заказчиков нет иных пожеланий. Это обусловлено тем, что срок давности привлечения работодателей к административной ответственности составляет 1 год с момента совершения правонарушения.

Нужно понимать, что внимательное изучение кадровых документов требует времени. Так, вдумчивая и последовательная проверка личных дел сотрудников в компании с численностью работников 50 человек может занять 2 – 3 рабочих дня. Сроки проведения кадрового аудита и написания правового заключения определяются индивидуально, обычно это 2 – 3 недели с момента начала работы.

Цена аудита также определяется индивидуально, с учетом его полноты, количества проверяемых документов, необходимости выезда к заказчику в другие регионы России и прочих обстоятельств.

Однако мы всегда даем существенную скидку, если заказчик готов передать нам копии необходимых документов или предоставить нам дистанционный доступ к ним.

Доверьте проведение кадрового аудита специализированной юридической фирме по трудовому праву MSS Legal и Вы не пожалеете о результатах!