Перед вновь созданными юридическими лицами независимо от организационно-правовой формы или физическими лицами, получившими статус индивидуального предпринимателя, зачастую встает вопрос о том, как принять на работу наемных работников, не нарушив при этом законодательство и минимизировав риски. Законодательство, в частности, Трудовой кодекс Российской Федерации подробно регламентирует процедуру принятия на работу, однако порой возникают нюансы, которые необходимо учитывать.
В соответствии с ч. 1 ст. 16 Трудового кодекса РФ трудовые отношения между работником и работодателем возникают на основании заключенного между ними трудового договора. Соответственно, чтобы принять на работу наемного работника, необходимо заключить с ним трудовой договор в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом.
Общий порядок приема на работу регулируется положениями глав 10 и 11 Трудового кодекса. Вместе с тем, непосредственно до заключения трудового договора необходимо осуществить ряд действий для того, чтобы оно стало возможно. В частности, необходимо подобрать подходящего на должность соискателя, а также получить от него документы, исчерпывающий перечень которых установлен ст. 65 Трудового кодекса, а также иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Однако не всегда следует запрашивать все документы из перечня: их количество и наименования могут варьироваться в зависимости от ситуации.
В указанный перечень входят следующие документы:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка;
- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
- документы воинского учета;
- документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний;
- иные документы, которые необходимы в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
Прием на работу лица, не представившего документы, которые необходимы в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, является нарушением трудового законодательства. За такое нарушение предусмотрено привлечение к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а за повторное совершение аналогичного нарушения – по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.
Нередко возникает вопрос о том, является ли правомерным требование о предоставлении свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (свидетельство ИНН). Такое требование является неправомерным и влечет нарушение действующего трудового законодательства, так как указанный документ не предусмотрен перечнем документов, установленным ст. 65 ТК РФ, а также иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Данный вывод подтверждает разъяснения из письма Роструда от 18.12.2008 N 6967-ТЗ.
В случае необходимости получения данного документа, а также иных документов, обязательное предъявление которых не предусмотрено действующим трудовым законодательством (например, заявления о приеме на работу), возможно их добровольное предоставление работником по просьбе работодателя, который вправе довести до сведения работника информацию о том, что наличие некоторых необязательных документов может помочь в дальнейшем в решении отдельных вопросов. Например, вопрос осуществления работодателем обязанностей налогового агента по уплате НДФЛ за работника.
На практике встречаются случаи, когда лицо, принимаемое на работу, не может по объективным причинам предоставить паспорт. Например, документ был утрачен или украден. В такой ситуации лицо вправе предъявить временное удостоверение личности гражданина РФ, которое выдается по просьбе гражданина на срок оформления нового паспорта.
Возможна также ситуация, когда срок действия паспорта соискателя истек. Заключение трудового договора при таких условиях могут признать нарушением, поскольку паспорт с истекшим сроком действия является недействительным документом, и работодатель не вправе принять его в качестве документа, удостоверяющего личность.
Таким образом, предоставление паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, является обязательным, поскольку заключение трудового договора без него неправомерно.
Вместе с тем, при определенных условиях соискатель не обязан предоставлять ряд документов, предусмотренных законом. В частности, лицо, поступающее на работу впервые, не обязано предоставлять трудовую книжку и страховое свидетельство (СНИЛС). Обязанность оформления данных документов возлагается на работодателя.
Таким образом, для заключения трудового договора необходимо затребовать у лица, принимаемого на работу, конкретный перечень документов, который, в зависимости от условий, может варьироваться.
Перед заключением трудового договора необходимо провести еще одну процедуру – ознакомить работника с локальными нормативными актами, коллективным договором.
Обязательными для ознакомления являются следующие документы:
- правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ);
- правила хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);
- положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), если такой раздел не включен в правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ).
Ознакомление с иными локальными нормативными актами происходит при их наличии в организации. Перечень таких документов является открытым.
Факт ознакомления с локальными нормативными актами подтверждается подписью работника на листе ознакомления с указанием фамилии, имени, отчества, даты ознакомления и проставления личной подписи. Локальный нормативный акт вместе с листом ознакомления нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица. Отметку об ознакомлении можно сделать и в трудовом договоре.
Некоторые вопросы на практике вызывают составление и ведение должностных инструкций, наличие которых в организации не является обязательным требованием. С другой стороны, им отводится важное место в определении трудовой функции работника, его должностных обязанностей, пределов ответственности, а также квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности.
Применение должностной инструкции позволяет избежать подробного перечисления всех обязанностей работника в трудовом договоре. Она может быть как соглашением между работником и работодателем, так и отдельным локальным нормативным актом.
В первом случае в трудовом договоре указывается ссылка на должностную инструкцию, являющуюся неотъемлемой частью, приложением к трудовому договору. В ней определена трудовая функция работника, которую тот обязан выполнять.
Во втором случае должностная инструкция существует отдельно от конкретного трудового договора и не порождает обязанностей для работника до тех пор, пока он ее не подписал. Так, если работнику предложено ознакомиться с должностной инструкцией после подписания трудового договора, в котором отсутствует ссылка на нее, может потребоваться внести изменения и в трудовой договор путем заключения дополнительного соглашения. Подобная ситуация может возникнуть, если в должностной инструкции предусмотрен расширенный перечень обязанностей, часть из которых не предусмотрена трудовым договором. Однако заставить работника ее подписывать после заключения трудового договора работодатель не вправе.
Таким образом, должностная инструкция хоть и не является обязательным документом в организации, ее наличие несет свои преимущества.
За нарушение требований в части ознакомления работника с локальными нормативными актами, коллективным договором работодатель может быть привлечен к административной ответственности соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а за повторное совершение аналогичного правонарушения — в соответствии с ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.
Таким образом, процедура ознакомления соискателя с локальными нормативными актами, коллективным договором является обязательной перед заключением трудового договора.
По вопросам приема на работу: грамотного составления трудового договора, локальных нормативных актов, должностных инструкций, а также по спорам с работниками, Вы можете обратиться к нам: контакты или email.